极光学园 - 日报-周报-月报 看板（使用手册）
极光学园 - 日报/周报/月报 看板（使用手册）
引言 极光学园的日报、周报、月报看板，旨在以可视化的方式聚焦个人和团队的日常工作进展、关键成果与未来计划。通过统一的看板结构，我们可以快速了解当前状态、快速发现阻塞点、提升跨部门协作效率，并为管理层提供透明、可追踪的工作数据。本手册将带你从基础认知到具体操作步骤，帮助全体成员高效使用日报/周报/月报看板。
适用对象
- 教学与课程研发团队成员
- 学生服务与运营团队
- 项目与产品开发团队
- 管理层与数据汇报人员
- 任何需要定期汇总工作进展的团队
核心原则
- 简洁第一：信息以最小必要量呈现，避免信息噪声。
- 可追踪性：每条记录都应可溯源、可分配、可时点回看。
- 及时更新：每日/每周/每月更新，确保数据的新鲜性。
- 透明协作：跨组成员可查看、可评论、可协同推进。
- 数据质量：字段定义统一、术语一致、版本可控。
看板结构与字段要点 日/周/月报看板在同一套模板下呈现，区别在时间粒度与聚焦点。常用字段包括：
- 标题/事项名称：简要描述本条记录的目标或任务。
- 负责人：明确执行人。
- 进度状态：待处理、进行中、已完成、阻塞、待确认等。
- 重要性/优先级：高、中、低，用于排序与关注度分配。
- 截止日期/时限：任务的硬性时间点。
- 相关里程碑：对接的里程碑或阶段性目标。
- 阻塞原因：若存在阻塞，简要描述原因。
- 已产出证据/链接：可核查的产出物、文档或外部链接。
- 今日/本周/本月目标：与时间粒度相符的关键目标。
- 进展摘要：简短的文字说明当前进展要点。
- 风险与需求：潜在风险及资源/支持需求。
- 审核标记（可选）：需要上级复核的记录。
日报看板使用手册（具体填写要点） 目的：记录当天最重要的目标、完成情况、遇到的问题以及明日计划，形成可追溯的日常工作证据。
必填要素（每日）
- 今日目标：本日最重要的一项或几项目标，简明描述。
- 已完成/进展：已完成的工作或关键进展，附简短说明。
- 阻塞与风险：若有阻塞点，明确原因及预计解决方式。
- 本日产出证据：相关文档、截图、链接等，便于回看。
- 明日计划：次日计划的核心任务与目标。
- 备注与需要协助事项（如需帮助，请标注负责人与时间点）。
示例（日）
- 今日目标：完成课程A的第一轮评审材料整理。
- 已完成/进展：整理完评审要点，草拟评审清单，初步对齐跨组需求。
- 阻塞与风险：等待教学组确认讲师名单，可能影响评审时间。
- 本日产出证据：评审清单链接X、草稿文档Y。
- 明日计划：提交给教学组进行初审，更新评审要点。
- 备注：如无变化，明日可直接进入复核环节。
周报看板使用手册（具体填写要点） 目的：总结上一周的工作成就、存在的问题、跨组协作情况，以及对下一周的计划与资源需求。
必填要素（每周）
- 本周成果摘要：本周完成的关键任务与里程碑。
- 进展对比：相较上周的进展情况（提升/延迟）。
- 跨组协作要点：涉及的协作点、对方责任人、沟通要点。
- 问题与风险：当前风险点及缓解策略。
- 资源需求：下周需要的资源、支持或决策。
- 下周计划与目标：明确的重点任务与衡量标准。
- 本周产出证据：文档、演示、评审记录等的链接或附件。
示例（周）
- 本周成果摘要：完成课程更新第1版、完成讲师培训材料初稿。
- 进展对比：比上周完成度提高20%，但评审周期延长2天。
- 跨组协作要点：需教研组提供最新课程大纲，协调时间表。
- 问题与风险：评审反馈意见收集慢，需增派协作者。
- 资源需求：需要1名助理进行排期与整理。
- 下周计划：对接评审，完善材料，准备上线前演练。
- 本周产出证据：评审记录链接A、培训材料B。
月报看板使用手册（具体填写要点） 目的：回顾本月的成果、关键指标、学习经验与改进方向，为下月的工作提供策略性输入。
必填要素（每月）
- 本月成果与指标完成情况：关键成绩、量化指标的达成度。
- 关键里程碑与里程碑达成时间：记录重要节点及实际完成时间。
- 学习与改进点：本月在流程、方法、协作中的收获与不足。
- 资源投入与成本概览：人力、时间、预算等资源使用情况。
- 下月工作重点与目标：聚焦的领域、需要的资源、期望产出。
- 数据与证据：数据表、报告、演示材料等链接或附件。
示例（月）
- 成果与指标：课程上线率95%，学员满意度达到88%。
- 里程碑：课程A上线完成，B课程进入评审阶段。
- 学习与改进：跨组沟通频次偏低，需建立固定周会。
- 资源投入：需要1名数据分析助理进行月度报告。
- 下月计划：完成课程B上线、更新评审流程文档。
- 数据与证据：月度报告链接C、上线记录D。
快速操作与最佳实践
- 统一模板：为日/周/月报使用统一的字段集与排版，便于跨周期比对。
- 颜色与标签：用颜色区分优先级、状态和紧急度，提升一眼可读性。
- 期限管理：对接近截止日期的记录设置提醒，避免错过关键节点。
- 版本控制：对重要变更进行版本标记，便于回溯与审阅。
- 导出与分发：定期导出成PDF/CSV，供管理层汇报或外部存档。
- 快速筛选与视图：按负责人、状态、优先级、时间段筛选，快速定位关键信息。
- 权限与审核：明确谁有修改权、谁负责审核，确保信息准确性与安全性。
- 数据可视化：将关键指标以图表呈现（如完成率、里程碑进度、风险热力），提升沟通效率。
数据质量与治理
- 字段一致性：确保同一字段在不同看板中的含义一致，避免混淆。
- 记录完整性：必填字段不为空，关键字段要有明确描述。
- 审核流程：对关键记录设置定期复核，尤其是管理层需要的汇报项。
- 备份与归档：定期归档旧月数据，确保存档可检索。
权限、隐私与安全
- 角色分级：普通成员、主管、管理员等不同角色的可编辑范围不同。
- 敏感信息控制：对个人信息、评估细节等敏感数据设置访问限制。
- 审批链路：关键变更需经过指定人员审核后才对外公开。
维护与迭代
- 定期回顾：每季度或每月进行一次看板使用评估，调整字段、流程与模板。
- 用户反馈：鼓励团队成员提交使用建议和遇到的问题，持续优化。
- 培训与落地：新成员入职时进行短期培训，确保快速上手。
常见问题与解答
- 问：日报与周报的字段冲突怎么办？ 答：统一使用核心字段，日报聚焦当天目标与进展，周报聚焦周度成果与下周计划，两者可以共用部分字段但要明确时间段和聚焦点。
- 问：若任务分配给多人，如何记录负责人？ 答：至少指定主要负责人；需要时可添加协同人、或使用评论/备注标注分工。
- 问：数据无法对齐怎么办？ 答：进行字段对齐检查，确保字段含义一致；如有变更，统一通知并更新相关模板。
附录：模板获取、支持与联系
- 模板获取：请在企业云盘/团队协作区找到“极光学园 日报/周报/月报 看板模板”文件夹，下载后导入到你的看板系统中。
- 使用支持：如遇到字段不明、模板无法导入等问题，请联系看板管理员或课程运营支持组，我们将提供一对一协助。
- 联系方式：运营部邮箱 support@jiguangxy.org，工作日9:00-18:00可用。
结语 极光学园的日报、周报、月报看板，是帮助团队实现清晰目标、快速发现问题、提升协作效率的关键工具。通过遵循本手册中的统一字段、明确的填写要点以及定期的复盘与优化，你将获得更高效的工作节奏、更透明的协作环境以及更可衡量的成果。欢迎将你的使用体验分享给我们，一起把极光学园的日常工作，做成可重复、可持续的优秀范式。
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